Adviss logistics - портал по логистике  

Проблемы контроля движения ГСМ на автозаправочных станциях ведомственных  предприятий

Требования, которые предъявляются к порядку поступления, хранения и отпуска ГСМ на заправочных пунктах регулируются инструкциями, правилами, разработанными на основе действующих нормативных документов, положений и стандартов.

Контроль, проводимый на автозаправочных станциях (АЗС), контролирующими органами направлен на проверку  соблюдения данных требований с целью выявления путей к возможным хищениям ГСМ.

Проводя проверку на АЗС основное внимание, как правило, уделяется инвентаризации ГСМ,  а также условиям его хранения. Так, во время проведения инвентаризации определяют фактическое наличие нефти и нефтепродуктов на АЗС для сопоставления с данными бухгалтерского учета, определения результатов (недостач, излишков), величины естественной убыли, образовавшихся за межинвентаризационный период.  

Как показывает практика, больше всего нарушений возникает при  организации отпуска ГСМ водителям. Контролирующие органы, проводя проверку, обращают внимание на достоверность данных, своевременность их отражения в документах по расходу ГСМ, с тем, чтобы предотвратить попытки к хищению, растратам материальных ценностей.  В организациях, имеющих большой парк автотранспортных средств, контроль за расходом ГСМ  приобретает важное значение.

На ведомственных автотранспортных предприятиях сложность проверки по расходу ГСМ заключается в том, что основная часть документов заполняется от руки, так как проблема автоматизации учета деятельности крупных ведомственных автотранспортных предприятий остается до конца не решенной. Таким образом, вероятность наличия неоговоренных исправлений, подчисток, подписок текста и цифр в документах, где реквизиты заполнены вручную, увеличивается. При большом объеме документооборота провести сплошную документальную проверку очень сложно, что не позволяет установить истинное состояние дел, выявить злоупотребления и хищения материальных ценностей.

Так, выдача ГСМ в работу производится на основании ведомостей, где должно указываться: Ф.И.О. водителя, его табельный номер, номер путевого листа, гаражный номер машины,  дата выдачи топлива, количество выданного топлива, подпись водителя в получении.

Всегда существует вероятность, что при недостаточном контроле водитель может по ведомости получить больше топлива, чем отражено в его путевом листе, при этом заполнение  может осуществляться с искажением отдельных реквизитов (подделка подписи водителя, не правильное отражение номера путевого листа и т.д.). Так, в  ведомостях на выдачу ГСМ встречаются следующие нарушения в их оформлении:

• 1) Выдача топлива может производиться без росписи водителя в получении;
• 2) В суточной ведомости, при выдаче бензина разным водителям, на разные машины может указываться один и тот же номер путевого листа;
• 3) Могут указываться неверные табельные номера водителей, гаражные номера машин;
• 4) В суточной ведомости на получение топлива может стоять роспись другого лица;
• 5) Могут отражаться неоговоренные исправления в количестве полученного топлива.

На основании оформленных ведомостей могут оформляться документы  на списание ГСМ (акты, требования), где будет отражаться общее количество выданного топлива с АЗС. В таком случае, следует сопоставлять количество выданного топлива по ведомостям с количеством топлива, отраженным в документах на списание.

Также важно, чтобы  в сменных отчетах на АЗС, которые заполняются операторами, соблюдалась хронологическая последовательность  операций по приему и отпуску топлива. Если в отчетах  имеются  многочисленные неоговоренные исправления, подчистки в количестве поступившего и выданного  топлива, а также его остатков, то это может указывать на отражение фиктивных операций.

В данном случае необходимо сверять данные, отраженные в отчетах, с данными, указанными в бухгалтерских документах на поступление и выдачу топлива.

Особое внимание должно быть уделено определению правильности расчета фактического расхода топлива по каждому автомобилю. Проверка проводится по путевым листам, где фиксируется наличие топлива при выезде автомобиля из гаража, при возврате в гараж, а также получение топлива. В путевом листе проставляется расход по норме. Экономия или перерасход определяется вычитанием из фактического расхода топлива его расход по норме. Также при проверке на основании показания спидометра автомобиля определяется, не используется ли автомобиль в выходные дни. Необходимо проводить сверку фактических показаний спидометра и данных, указанных в путевых листах.

При выявлении расхождений нужно проводить сплошную проверку, однако учитывая, что на крупных автотранспортных организация путевых листов в день выписывается большое количество и заполнение их в основном проводится от руки, то это значительно увеличивает время на проведение документальной проверки. Как правило, к сплошным проверкам прибегают в случаях установления хищений и злоупотреблений, и из-за затрат на них большого количества времени они проводятся сравнительно редко. В то же время,  чтобы получить общую характеристику состояния дел по исследуемому вопросу контрольным органам не всегда удается при проведении выборочной документальной проверки из массы разных документов выделить нужную часть.

При компьютеризированной системе учета путевых листов и расхода ГСМ время на проведение проверок сокращается.  Компьютерная обработка информации позволяет контролировать полноту и точность вносимых данных, производить их точный подсчет по хозяйственным операциям. Эти действия выполняются с использованием программных комплексов.

На ведомственных автотранспортных предприятиях учетная система по движению топлива на АЗС должна быть организована таким образом, чтобы позволяла обеспечивать сохранность ГСМ  и не допускать ошибок и искажений учетных данных.

/Малова О.П./