Adviss logistics - портал по логистике  

Утверждаю

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Начальника отдела логистики

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1 Начальник отдела логистики является руководителем отдела логистики (ОЛ)

(далее Общество). Он осуществляет организацию совместной деятельности различных подразделений предприятия по доставке продукции от производителя до потребителя с промежуточным складированием и доработкой ее на складах Общества на основе координации операций, процедур и функций, выполняемых в рамках данного процесса с целью минимизации общих затрат.

2.1 Начальник отдела логистики назначается на должность и освобождается от нее Управляющий. Трудовые отношения начальника отдела логистики с Обществом регулируются трудовым договором.

3.1 Начальник отдела логистики подчиняется непосредственно Управляющему. В своей работе начальник отдела логистики также руководствуется указаниями начальника Управления Логистики (УЛ) и они являются для него обязательными. Если указание Управляющего входит в противоречие с указанием начальника УЛ, начальник отдела логистики руководствуется указанием Управляющего, предварительно проинформировав начальника УЛ о возникшем противоречии.

4.1 В административном подчинении начальника отдела логистики находятся сотрудники отдела логистики. Он осуществляет также руководство начальниками складских баз Общества.

5.1 Требования к должности:

Образование: высшее, желательно дополнительное образование в области экономики, логистики, менеджмента.

Опыт работы: стаж работы в отделе логистики в крупных коммерческих структурах не менее 3 лет, опыт взаимодействия с МПС и службами ГТК.

Специальные знания и навыки: основы внешнеэкономической деятельности (ВЭД), таможенные правила и процедуры, правила оформления сопроводительной и таможенной документации, специфика ж/д перевозок, технология разработки оптимальных маршрутов доставки товара, методы оптимизации затрат на логистику, знание рынка страховых, экспедиторских, таможенных и складских услуг, нормативные и методические материалы по вопросам организации складского хозяйства; стандарты и технические условия на хранение товарно-материальных ценностей; виды, размеры, марки, сортность и другие качественные характеристики продукции; методика организации погрузочно-разгрузочных работ; правила и порядок хранения и складирования товарно-материальных ценностей, положения и инструкции по их учету; условия договоров на перевозку и хранение грузов, на аренду складских помещений и оборудования; порядок расчетов за оказанные услуги и выполненные работы; правила эксплуатации средств вычислительной техники, коммуникаций и связи; основы экономики, организации и управления, основы трудового законодательства; правила и нормы охраны труда. Личностные требования: логическое мышление, организаторские способности, инициативность, требовательность, порядочность, внимательность.

6.1 Начальник отдела логистики обязан повышать свою квалификацию в соответствии с действующими условиями работы и внутренними мероприятиями по повышению квалификации работников Общества.

7.1 Начальник отдела логистики в своей работе руководствуется действующим законодательством, настоящей должностной инструкцией, Положением об отделе логистики, а также внутренними нормативными актами Общества.

8.1 На время отсутствия начальника отдела логистики (командировка, отпуск, болезнь и т.п.) его права и обязанности переходят к Управляющему, либо приказом по Обществу возлагаются на иного работника.

9.1 Изменения в должностную инструкцию могут быть внесены руководителем организации по согласованию с Управлением Логистики.

2. ОСНОВНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1 Планирование деятельности:

-координация заказов на поставку с коммерческой службой с целью оптимизации загрузки складов;

-планирование затрат в соответствии с планами поставки и отгрузки, участие в разработке бюджета затрат на логистику;

2.2 Своевременная пролонгация договоров на оказание складских услуг и услуг по охране складов.

2.3 Оптимизация работы отдела логистики по целевым показателям:

-уровень затрат, скорость и качество обслуживания клиентов, время и полнота исполнения заявок на перевозки и т.д.:

-составление и оптимизация технологической схемы работы складов, включающей планирование мест для складирования, выгрузки и загрузки товара, организацию движения на складе, график работы и т.д.;

-разработка и реализация мер по оптимизации затрат на логистику;

-анализ обоснованности всех затрат на логистику по фирме.

2.4 Организация складской деятельности:

-планирование складской деятельности:

-определение необходимого количества, месторасположения и площади складов для рационального хранения и отпуска товара;

-поиск организаций, оказывающих складские услуги, анализ их цен и сопоставление с собственными затратами на других складах, обсуждение условий и заключение договоров на оказание складских услуг;

-обсуждение условий и заключение договоров на оказание услуг по охране складов;

-расчет складского оборудования;

-расчет затрат на складскую деятельность по фирме;

-организация складского технологического процесса:

-организация поступления товара на склад;

-организация погрузочно-разгрузочных работ;

-организация распаковки, упаковки и маркировки товара;

-организация приемки товара по количеству и по качеству;

-организация перемещения товара внутри склада;

-организация хранения товара на складах в соответствии с Инструкцией «О порядке приема, складирования, учета, отпуска и списания товара на складах»;

-организация отпуска товара со склада покупателям в соответствии с графиком работы склада.

-организация учета принятого и отпущенного товара на складах фирмы в соответствии с Инструкцией «О порядке приема, складирования, учета, отпуска и списания товара на складах»;

-контроль правильности оформления документов при отгрузке товара со склада;

-обеспечение регулярной доставки документов в офис фирмы и передачу их по назначению;

-организация охраны складов;

-обеспечение надежного электроснабжения и связи;

-поддержание условий работы приемной на складе (электропитание, стабилизаторы и т.д.);

-обеспечение наличия указателей, рекламных щитов, необходимого освещения, спец. одежды, схем проезда, вывоза мусора;

-организация и контроль поддержания нормальных бытовых условий для сотрудников склада (наличие раздевалки, отопления, туалета, воды);

-организация места резки и его техническое обеспечение;

-обеспечение наличия контрольных грузов;

-контроль состояния техники и подъездных путей на складах фирмы, составление отчета о состоянии техники и подъездных путей по требованию руководства;

-организация своевременной подачи - уборки вагонов, минимизация стоимости подачи-уборки и простоев;

-организация раскредитовки вагонов, согласование сроков подачи вагонов в выходные дни;

-обеспечение составления схем погрузки, организация загрузки вагонов;

-организация регулярных инвентаризаций запасов на складах, оформление Инвентаризационных ведомостей (согласно Инструкции) и передача их в отдел учета;

-разработка и реализация системы управления качеством сервиса на складах.

2.5 Разработка и реализация мер, направленных на предупреждение потерь продукции на складах в процессе приемки, хранения и отпуска.

2.6 Организация перевозки грузов (различными видами транспорта):

-расчет тарифов по доставке товара по заявкам коммерческой службы;

-расчет технико-экономических показателей перевозки;

-обеспечение составления графика доставки с учетом всех имеющихся заявок;

-передача информации по условиям, стоимости и срокам доставки в коммерческую службу;

-заключение необходимых договоров с перевозчиками грузов по ж/д, автотранспортом и т.д.;

-организация приемки товара с перевозчиком;

-организация передачи товара грузополучателю;

-обеспечение документооборота процесса перевозки;

-отслеживание перевозки груза;

-обеспечение ведения базы данных по учету вагонов, принимаемых и отправляемых фирмой;

-анализ результата перевозок;

-обеспечение заблаговременной подготовки продукции к отгрузке.

2.7 Организация ведения первичного бухгалтерского учета по взаиморасчетам с организациями -поставщиками услуг:

- своевременное получение от организаций, поставщиков услуг, счетов-фактур на предоставленные услуги;

-автоматизированный контроль и учет за состоянием денежных средств на ж/д соглашениях и счетах таможни, за правильностью начисления затрат поставщиками услуг, снятия денежных средств и соответствие их счетам-фактурам;

-составление оперативных сводных отчетов об использовании денежных средств для бухгалтерии;

-организация сверок по взаиморасчетам с поставщиками услуг по требованию бухгалтерии.

2.8 Организация таможенного оформления товаров:

-выбор таможенных режимов;

-Заключение необходимых договоров для работы с таможней;

-обеспечение подготовки всех необходимых документов для таможенной очистки грузов;

-обеспечение своевременного предоставления таможенному декларанту пакета документов, необходимого для таможенной очистки грузов;

-обеспечение передачи таможенных документов соответствующей бухгалтерии.

2.9 Решение общих вопросов:

-руководство подчиненными сотрудниками;

-подбор и переподготовка персонала для ОЛ;

-оценка эффективности работы подчиненных сотрудников;

-принятие мер по предупреждению недостач, хищений товарно-материальных ценностей на складах, участие в оформлении материалов по недостачам и ищениям;

-взаимодействие со структурами ГТК, МПС;

-мониторинг таможенного законодательства;

внедрение современных технических средств, информационных технологий, прогрессивных форм и методов для управления логистическими процессами;

защита интересов Общества во взаимоотношениях с юридическими и физическими лицами;

-оказание методической помощи сотрудникам ОЛ, сотрудникам подразделений Общества по вопросам логистики.

2.10 Регулярно докладывать непосредственному руководству о результатах и показателях работы.

З.УРОВЕНЬ ПОЛНОМОЧИЙ.

3.1.В рамках своей компетенции, определенной перечисленными в разделе "Основные обязанности" настоящей должностной инструкции обязанностями, начальник ОЛ имеет право:

-требовать от подчиненных сотрудников, либо обращаться к Управляющему за разрешением совершения следующих действий:

-предоставления информации, необходимой Сотруднику для выполнения своих функций;

-подготовки документов, необходимых Сотруднику для выполнения своих функций;

-Предоставления денежных, материальных, кадровых и других видов ресурсов, необходимых Сотруднику для выполнения своих функций;

-принятия решений по оперативным вопросам, которые могут повлиять на выполнение Сотрудником его функций.

3.2.Подписывать документы. В соответствующих требованиям нормативных актов случаях – на основании доверенности.

3.3Издавать распоряжения, обязательные для исполнения сотрудниками.

3.4 Вести от имени Общества переписку и переговоры.

3.5 Вносить предложения о поощрении и наказании работников Общества.

3.6 Вносить предложения об улучшении организации работы сотрудников и взаимодействия структурных подразделений Общества;

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Начальник отдела логистики несет ответственность за:

- потери продукции, понесенные фирмой в процессе приемки, хранения и отпуска;

-своевременное и качественное выполнение обязанностей, возложенных настоящей должностной инструкцией;

-сохранение коммерческой и служебной тайны в пределах, определенных действующим трудовым законодательством;

-соответствие квалификации сотрудников отдела логистики действующим требованиям и выполнение ими в полном объеме своих должностных обязанностей.

4.2 Начальник отдела логистики несет ответственность за правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.

4.3 Начальник отдела логистики несет ответственность за причинение ущерба (материального, либо нанесению вреда деловой репутации) Обществу - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством.

5. ОЦЕНКА ЭФФЕКТИВНОСТИ РАБОТЫ.

5.1. Эффективность работы начальника отдела логистики оценивается по следующим направлениям:

-эффективность организации складского технологического процесса, уменьшение времени на обслуживание клиентов;

-снижение издержек на обработку товара в расчете на тонну продукции;

-исполнение бюджета затрат на логистику и обоснованность понесенных затрат;

-отсутствие сбоев в обеспечении транспортировки и складирования товара;

-качество ведения складского учета;

-соблюдение установленных нормативов по:

а) времени загрузки а/т при осуществлении отгрузки товара со склада;

б) времени разгрузки вагонов при поступлении товара на склады;

в) времени загрузки вагонов при отправке товара со складов;

-наличие жалоб и претензий со стороны клиентов и сотрудников других подразделений Общества;

-отсутствие недостач по результатам инвентаризаций;

-качество документарной работы: правильность, своевременность и унифицированность;

-развитие работы отдела и используемых технологий;

5.2. Оценка эффективности работы начальника отдела логистики производится Управляющим совместно с начальником Управления Логистики

6. Должностная инструкция разработана в соответствии с «Положением об отделе логистики».